Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil. É preciso definir estratégias, gerenciar equipes, acompanhar o crescimento do negócio – ou seja, são muitas as atribuições de um gestor. No entanto, a boa notícia é que há muitas ferramentas de gestão, que são capazes de auxiliar os profissionais em diferentes momentos.
Independente do tamanho da empresa, o uso das ferramentas de gestão no dia a dia oferece inúmeros benefícios para o crescimento das organizações. Inclusive, elas ajudam nas tomadas de decisões mais assertivas.
Mas, com base nas metas da empresa, você sabe qual ferramenta usar? Há inúmeras alternativas disponíveis no mercado, com foco em projetos, processos, pessoas ou qualidade.
Portanto, nesse momento, torna-se essencial fazer a escolha adequada conforme as necessidades e a realidade de cada empresa. Isso fará com que não ocorram desistências no meio do caminho, bem como irá assegurar que os objetivos sejam alcançados.
As ferramentas de gestão são uma espécie de mecanismo, que têm por objetivo facilitar o controle dos gestores sobre os processos existentes na empresa. Ou seja, elas facilitam a busca pela excelência da gestão
Por meio dessas ferramentas, é possível compreender melhor a dinâmica dos diferentes setores, por exemplo, e fazer com que eles trabalhem em melhor harmonia para o alcance dos objetivos da companhia.
Com as inúmeras possibilidades de ferramentas disponíveis atualmente, é possível impulsionar a produtividade dos times, otimizar rotinas, ter melhor entendimento de processos e tomar decisões com maior assertividade.
O mercado está cada vez mais competitivo e as empresas precisam focar seus esforços no desenvolvimento de diferenciais, diante dos concorrentes. Para isso, uma das melhores estratégias a ser implementada é a com foco no uso de ferramentas de gestão na organização.
O uso das ferramentas oferece inúmeros benefícios e vantagens às empresas. Entre os principais é possível citar:
As ferramentas de gestão são usadas para que os gestores possam ter um controle melhor sobre os processos da empresa. Conheça, a seguir, as principais e a utilidade de cada uma.
Usado para detalhar os objetivos de uma empresa, o plano de negócios não deve ser confundido com o modelo de negócios. No plano, é trabalho o detalhamento e o passo a passo de como colocar o modelo de negócio em prática.
Essa ferramenta de gestão possibilita que os gestores tenham entendimento das variáveis e invariáveis do seu negócios. A fim de realizar os projetos de maneira organizada, estruturada e sequencial.
Ele deve ser usado por empresas que buscam conquistar novos investidores. Ao mesmo tempo, é indicada para diminuir os riscos do projeto. Isso é possível por meio do plano de negócios, pois ele proporciona ao gestor uma visão melhor de quem vai estar envolvido em cada etapa.
A Análise SWOT é uma ferramenta de gestão usada quando o gestor precisa ter um diagnóstico detalhado sobre uma determinada situação. A metodologia analisa quatro pontos distintos das empresas. Neles, as primeiras letras de cada palavra são as responsáveis por formar a sigla em inglês. Confira abaixo.
Na análise SWOT, as forças e fraquezas são considerados fatores internos. Enquanto as oportunidades e ameaças são externas. Com isso, para poder aplicar a ferramenta é essencial ter conhecimentos sobre concorrência e mercado de atuação.
Ela é utilizada com o objetivo de sinalizar os pontos que a organização pode aproveitar melhor ou o que precisa ser aperfeiçoado. Com a análise SWOT, as organizações conseguem atingir resultados melhores. Como, por exemplo, participação mais ativa no mercado e aumento de vendas.
Metodologia recente e inovadora, o PM Canvas tem como objetivo central a aplicação rápida e clara do planejamento, execução e gestão de projetos. Ele é baseado na neurociência e na inteligência colaborativa e coletiva.
O PM Canvas parece complexo, mas é muito simples. De acordo com a ferramenta, a elaboração de um projeto deve ser baseada nas respostas de algumas perguntas. Por que? O que? Quem? Como? Quando? E quanto?
A proposta é conseguir organizar as perguntas e as respostas em uma única página A1, utilizando post-its coloridos para identificar perguntas e respostas. Inclusive, no cenário ideal, cada resposta deve ter no máximo 140 caracteres de texto cada.
Essa ferramenta de gestão é indicada para gestores que desejam inovar no desenvolvimento e execução de projetos. Os elementos visuais e o formato da apresentação das informações são pontos que favorecem a compreensão pelo cérebro. Com isso, otimizam a realização do projeto.
Do inglês, Key Performance Indicator. Na tradução, Indicador-Chave de Performance. Essa ferramenta de gestão é usada para avaliar se uma ação foi feita considerando os objetivos da empresa.
Isso significa que, entre as várias ferramentas de gestão existentes, os KPIs são os que irão oferecer um indicador. Este é escolhido pelo gestor conforme o cenário da empresa. A fim de avaliar o objetivo durante um período determinado de tempo.
Os indicadores permitem que os gestores tenham insights sobre melhorias para a empresa. Também possibilita que o impacto das mudanças propostas seja quantificado.
É por meio dessas métricas que é possível acompanhar progressos de crescimento, por exemplo, bem como evitar desperdícios de tempo e recursos.
O Modelo de Maturidade em Gestão da Rotina é uma ferramenta que mede o nível de competência que uma empresa tem para realizar as atividades sem equívocos e com desperdício mínimo de tempo, dinheiro e mão de obra.
Por meio dele, é possível transformar o potencial de uma organização — algo subjetivo — em números. Ou seja, com essa ferramenta os gestores têm acesso a orientações práticas do que precisa ser feito para que a empresa chegue ao máximo sucesso.
Essa ferramenta de gestão tem por finalidade oferecer aos gestores das empresas conhecimentos sobre os níveis da sua gestão da rotina. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhoria e fornecer um plano de desenvolvimento para melhorar os resultados de maneira estruturada.
Essa ferramenta de gestão tem como objetivo a implementação de mudanças para manter o aprimoramento constante nas empresas. O ciclo PDCA é composto por quatro etapas — que formam sua sigla — e deve ser reiniciado seguidamente para que a empresa possa conquistar os resultados esperados.
Por ser feita em ciclos, essa ferramenta de gestão pode ser repetida quantas vezes a gestão achar necessário até que os processos cheguem na qualidade desejada. O Ciclo PDCA é usado na redução de custos, treinamento de colaboradores e organização de fluxos de trabalho.
Diretamente ligado ao planejamento orçamentário da empresa, o Modelo OBZ tem por objetivo conseguir identificar os recursos financeiros mínimos que a organização necessita para conseguir conquistar suas metas.
Essa ferramenta considera que as empresas, ao elaborar o orçamento, consideram que as despesas do último ano, por exemplo, serão novamente as mesmas. No entanto, isso é um equívoco e gera um orçamento desalinhado com a realidade e a estratégia da companhia.
O Modelo OBZ é usado para o desenvolvimento de um plano orçamentário de um determinado período, onde não sejam considerados os custos, despesas, receitas e investimentos de anos anteriores. Ele é focado no planejamento financeiro e é muito útil para empresas de diferentes segmentos e portes.
Ferramenta de gestão que auxilia na tomada de decisões estratégicas com base na participação de um produto/serviço, a Matriz BCG consiste no desenvolvimento de gráficos. Neles, são considerados o número de vendas ou atendimentos, todos os produtos/serviços e a situação de cada um diante do mercado.
O objetivo dessa ferramenta de gestão é descobrir aquilo que a empresa deve:
Indicada para empresas que trabalham com múltiplos produtos/serviços, a matriz BCG possibilita o direcionamento de esforços e investimento para o que realmente importa para a organização. Ela é muito usada quando é necessário reavaliar a participação das empresas no mercado, analisando como aplicar melhor os recursos.
O Guia PMBOK é, na tradução, um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Ou seja, ele é uma espécie de compilado das melhores práticas relacionadas à gestão desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI).
Com isso, o PMBOK proporciona aos gestores informações sobre ferramentas, processos e técnicas. Ele tem por objetivo manter profissionais atualizados sobre gerenciamento de projetos de maneira geral.
O PMBOK apresenta aos profissionais diferentes ferramentas e técnicas, que já foram aplicadas e testadas. Com isso, por ser um compilado das melhores práticas em gestão de projetos, ele apresenta alternativas aos gestores, ampliando as chances de uma escolha adequada à realidade do negócio.
Facilmente adaptável à realidade de diferentes empresas, essa ferramenta de gestão oferece clareza na organização das demandas. Ela permite o controle melhor das tarefas, auxiliando na otimização do tempo investido em cada uma delas — que resulta na melhora da produtividade.
A sigla 5W2H tem como origem sete perguntas em inglês, que são usadas para criar uma lista de ações, consideradas essenciais em qualquer planejamento:
É uma ferramenta de fácil aplicação e que se adapta em qualquer empresa, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce. Ela formaliza as ações que serão desenvolvidas e evita que algum ponto seja mal planejado ou esquecido. Como resultado, os gestores têm mais controle do que deve ser realizado, evitando dúvidas ou conflitos sobre responsabilidades, prazos e entregas.
Como podemos perceber, a quantidade de ferramentas de gestão disponíveis no mercado é bastante grande e no momento de escolher a melhor, que se adapta mais à sua empresa, podem surgir algumas dúvidas.
Por isso, lhe convidamos a conhecer a consultoria Mid, que utiliza muitas dessas ferramentas de gestão para melhorar os processos dentro das empresas. Clique aqui e saiba mais sobre a consultoria Mid.
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