Se tem algo que o coronavírus e a pandemia deflagrada por ele nos ensinou foi que imprevistos, antes inimagináveis, podem acontecer. E que é melhor estar preparado para eles com um plano de gestão de crise do que ser pego de surpresa.
Foi exatamente esse o ocorrido com diversas empresas: com as medidas de distanciamento social impostas como forma de reduzir a propagação do vírus, elas tiveram que ajustar sua realidade às pressas em busca da sobrevivência.
Hoje, mais de um ano depois, muito foi aprendido com a crise gerada, mas muito ainda precisa ser levado em consideração pelos gestores que não querem apenas sobreviver a uma crise, mas sim, transformá-la em oportunidade.
Toda crise é um momento de turbulências, mas também pode ser uma chance de crescimento. E a boa notícia é: mitigar os riscos e aproveitar essas oportunidades depende inteiramente da sua empresa e dos seus funcionários.
Descubra como:
Todo o andamento da pandemia e sua imprevisibilidade trouxe à tona uma teoria popularizada em 2007, pelo professor de finanças Nassim Nicholas Taleb. Em seu livro, “The Black Swan: The Impact of the Highly Improbable” (“O Cisne Negro: o impacto do altamente improvável”, em tradução livre), Taleb alerta para os chamados eventos “Cisne Negro” — aqueles quase impossível de prever, porém, com consequências catastróficas.
Os economistas utilizam essa teoria para afirmar que não é porque um evento nunca aconteceu que ele não possa acontecer no futuro. No entanto, apesar da natureza altamente imprevisível dos eventos cisne negro, suas consequências não são tão imprevisíveis assim, o que significa que é possível se preparar para mitigá-las.
Veja o coronavírus, por exemplo. Enquanto o surgimento do vírus não foi previsto, assim que o problema se tornou global, a Sequoia Capital, uma das maiores empresas de capital de risco no mundo, publicou um relatório alertando empreendedores de todo mundo sobre as medidas necessária para mitigar os impactos negativos da pandemia.
O relatório alertava para a necessidade da redução de custos e realização de novas previsões de caixa — itens que já estavam na lista de empresas que se preocuparam, antecipadamente, em criar e colocar em prática um plano de gestão de crise.
Mais uma vez, iniciaremos o segundo trimestre do ano com medidas de isolamento sendo impostas em todos os cantos do país. Essas medidas, ainda que necessárias, impõem desafios custosos às empresas — especialmente àquelas que, durante o ano de 2020, se preocuparam mais em resolver incidentes imediatos do que em criar um plano sólido para o futuro.
É sobre isso que trata a gestão de crise: criar um plano que permita mitigar as consequências negativas de um evento Cisne Negro, não importa qual seja, quando aconteça ou por quanto tempo dure.
A gestão de crise torna as oportunidades claras, para que a empresa saia na frente da concorrência. Uma gestão de crise eficaz se divide em três etapas, sendo:
Governança da crise: momento em que há a definição de um comitê de gestão da crise e do formato de trabalho. O comitê será responsável por identificar as principais áreas de pressão na empresa, para que um diagnóstico completo possa ser realizado na próxima etapa.;
Ações emergenciais: momento em que ações emergenciais são definidas e executadas. Para isso, realiza-se um diagnóstico rápido e assertivo, contemplando os âmbitos financeiro, de pessoas, de processos e de clientes;
Preparação para a retomada: momento em que, passada a crise, a empresa se adapta à nova realidade. É importante que a adaptação não venha antes nem depois do necessário, e por isso métricas proativas são definidas para medir a retomada em cada setor.
Abaixo, vamos aprofundar as ações emergenciais que podem ser tomadas em cada âmbito da empresa para mitigar os danos de uma crise!
O âmbito financeiro é o primeiro fator a ser considerado durante a gestão de crise. O objetivo principal é proteger o caixa da empresa e se prevenir contra possíveis riscos de perda de receita. Para isso, durante o diagnóstico, são levantadas perguntas que vão desde o entendimento dos fatores relevantes para cada alavanca de geração de caixa até a análise de custos e reconhecimento dos gastos prioritários.
Por exemplo, ao avaliar as alavancas de geração de caixa, são revisados itens que permitem a manutenção das receitas da empresa, como a otimização dos custos e despesas internas e reavaliação de prazos de pagamento, bem como é feita a revisão do grau de alavancagem, que permite identificar oportunidades de financiamento ou renegociar dívidas para reduzir juros e evitar multas.
Um processo de priorização de projetos que requerem investimento também deve ser realizado, para quea empresa possa focar naquelas que tenham potencial de garantir o melhor ROI (Retorno sobre o Investimento).
Esses são apenas alguns exemplos dos processos realizados no âmbito financeiro pelo comitê de gestão de crise. Além desses, é realizado um mapeamento de riscos completo, renegociação com fornecedores, análises de estoque e priorização de gastos. Tudo em uma base diária com análise crítica do que é feito a cada dia, avaliação do cenário do dia e deliberação de novas diretrizes de acordo.
No âmbito de pessoas, são considerados todos os aspectos relacionados ao bem-estar do funcionário em um momento de grande tensão, além dos impactos da folha de pagamento no caixa da empresa.
Algumas ações importantes, como alteração ou prorrogação das jornadas de trabalho de acordo com a variação na demanda, postergação de promoções e reavaliação de reajustes salariais são realizadas neste âmbito. Ele também deve incluir uma revisão dos benefícios e análise sobre a possibilidade de transferência de pessoal para contratos temporários.
Além disso, devem ser definidas medidas que visem a proteção da equipe — no caso da pandemia, por exemplo, essas medidas incluem políticas de home office e medidas sanitárias para aqueles que ainda precisam ir ao escritório.
Também são incluídas avaliações e atividades que visam reduzir o estresse do funcionário, especialmente em um momento de grande tensão. O objetivo é aumentar o moral da equipe e instigar a capacitação para que eles se mantenham produtivos.
Por último, devem ser avaliadas medidas para reduzir o estresse em um momento de grande tensão, aumentar o moral da equipe, instigar a capacitação e monitorar o desempenho de uma força trabalho móvel. Programas de monitoramento da saúde e do desempenho também são importantes
Neste âmbito, todos os processos da empresa são mapeados e avaliados, para definição de processos prioritários e identificação de gargalos. Deve ser feita uma avaliação inicial do direcionamento de cada processo para garantir uma correta alocação dos recursos.
A alocação correta dos funcionários não só garante que cada membro do time exerça atividades para as quais estão mais aptos, como também aumenta a satisfação interna e o engajamento, uma vez que a identificação entre colaborador e trabalho é essencial para isso.
Esse processo envolve a identificação de pessoas/funções chaves na empresa. Dessa forma, é possível garantir que os profissionais certos são responsáveis por aquelas atividades de maior impacto no fluxo de trabalho. Isso também permite eliminar gargalos entre diferentes etapas, para que os processos sejam concluídos rapidamente.
Para isso, é preciso eliminar ou reduzir pela metade as atividades que representam 20% dos recursos menos prioritários, e automatizar ou simplificar aquelas tarefas não essenciais e que consomem outros 40% dos recursos da área.
O âmbito de operações também deve incluir um plano para endereçar a cadeia de suprimentos e uma revisão dos níveis de serviços de processos prioritários.
Por último, mas não menos importante, são definidas estratégias de vendas de acordo com as mudanças no perfil de consumo e com foco no cliente. Também é importante considerar a imagem da empresa perante à sociedade, definindo medidas que resgatem o propósito da empresa.
Todo evento do tipo Cisne Negro gera mudanças na sociedade. Ajustes nas linhas de produção e canais de atendimento devem ser realizados de acordo com essas mudanças e as novas preferências do consumidor. Indicadores de vendas também devem ser revisados para que se adequem ao novo cenário, junto com o estabelecimentos de pesquisas para acompanhamento da temperatura do mercado.
Uma crise não precisa ser, necessariamente, um ponto de inflexão para a empresa, mas sim um impulsionador para melhorias. Uma gestão de crise eficiente permitirá ao negócio transformar os percalços em oportunidades e as oportunidades em receita.
Se tratando de uma empresa maior ou da complexidade das operações, pode ser necessário a definição de comitês específicos para cada área de atuação e o apoio de uma consultoria especializada.
Para saber mais sobre como otimizar a gestão da sua empresa, fique por dentro do blog da Mid Falconi! Estamos sempre postando artigos úteis, como este sobre gestão de crise, para que você consiga superar obstáculos e fazer sua empresa crescer.
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