Gestão não é algo pontual. Gestão é um processo contínuo e intencional para que a empresa possa crescer e garantir sua perenidade futura. E uma das áreas mais sensíveis para o amadurecimento e aprimoramento dos sistemas de gestão das médias empresas é a financeira, sendo o fluxo de caixa elemento crucial.
O cenário de pandemia destacou ainda mais a importância de organizar e melhorar o fluxo de caixa, evidenciando que os negócios estão sempre suscetíveis à ação de imprevistos e que sai na frente a empresa que conta com um fluxo de caixa saudável e resiliente, que suporta a continuidade de suas operações e as adaptações necessárias para a continuidade do faturamento.
Mas, como fazer isso? Tire suas principais dúvidas sobre o fluxo de caixa direito e indireto neste guia exclusivo que preparamos.
A explicação mais objetiva para esse conceito é a de que o fluxo de caixa é um retrato do dinheiro que flui para dentro e para fora de sua empresa em um determinado período, em termos de despesas e receitas. Mas sua importância é muito mais ampla.
O fluxo de caixa é um instrumento crucial de planejamento, monitoramento e tomada de decisões nas empresas, sendo um dos indicadores financeiros mais importantes para as companhias.
Ele pode ser diretamente relacionado com a realidade operacional da empresa, fornecendo importantes insights aos gestores. Por exemplo, o fluxo de caixa está também relacionado à eficiência operacional do negócio. Um fluxo problemático provavelmente está alertando para gargalos na operação que estão drenando a eficiência da companhia.
Também é importante considerar que esse é um indicador que não deve ser analisado isoladamente nos processos de tomada de decisão. Imagine, por exemplo, um fluxo que demonstre crescimento no nível de caixa em um trimestre. Apesar de isso parecer positivo (e muitas vezes realmente é), esse incremento pode ter sido gerado pela venda emergencial de ativos, então, não é um indicador de que a liquidez da companhia está realmente melhorando no período.
Existem diferentes tipos de fluxo financeiro, com vários usos importantes para administrar uma empresa e realizar análises financeiras para orientar a tomada de decisão.
Assim, dependendo da necessidade da companhia, é possível adequar esse instrumento para se obter informações financeiras personalizadas. Entre os tipos de fluxo de caixa disponíveis para isso, destacam-se:
Usado por empresas que realizam um grande número de movimentações financeiras, o fluxo de caixa diário, como a denominação sugere, refere-se a um acompanhamento do dia a dia das entradas e saídas de capital.
Seu monitoramento contribui para a identificação ágil de erros, a minimização de perdas e a implementação de correções em linha com a estratégia financeira da organização.
Neste tipo de fluxo, é possível prever como estará a situação do caixa conforme os lançamentos realizados, possibilitando um melhor planejamento das ações futuras.
Suas funções principais são projetar pagamentos e recebimentos, possibilitar a realização de ajustes para estancar perdas e a projeção assertiva de investimentos para o crescimento dos negócios.
É importante ressaltar que, como o fluxo de caixa projetado utiliza dados do presente para estabelecer uma visão futura, se houver divergências entre prazos de pagamento e recebimento, esses poderão ser facilmente identificados.
O fluxo de caixa livre é o caixa que uma empresa gera de suas operações normais de negócios depois de subtrair todo o dinheiro gasto em despesas de capital e em atividades de financiamento.
Este tipo de fluxo está relacionado à evolução dos recursos financeiros disponíveis no caixa da companhia a cada momento. Essa evolução poderá se mostrar crucial em situações como as de restrição de crédito, nas quais um controle de caixa disponível é primordial.
Em um nível fundamental, a capacidade de uma empresa de criar valor para os acionistas é determinada por sua capacidade de gerar fluxos de caixa positivos ou, mais especificamente, maximizar o fluxo de caixa livre de longo prazo.
O fluxo de caixa simples refere-se ao controle de entradas, saídas, recebimentos futuros e investimentos de forma simplificada, sendo mais utilizado por empresas menores ou que estão iniciando seu controle de caixa. A indicação é que a atualização seja diária, embora o controle possa ser semanal ou mensal, a depender do negócio.
Organizar o fluxo de caixa proporciona uma série de benefícios que vão além das obrigações fiscais e contábeis. Essa é uma iniciativa que contribui de modo amplo no planejamento organizacional e no relacionamento com os stakeholders.
Além disso, quando a empresa apresenta um fluxo de caixa bem organizado, ela consegue ter mais previsibilidade e resiliência operacional, o que favorece a continuidade da operação e sua adaptabilidade a diferentes cenários e imprevistos – como a pandemia, por exemplo.
Ter um fluxo de caixa organizado é o primeiro passo para buscar um fluxo positivo, que indique que os ativos líquidos de uma companhia estão aumentando, permitindo-lhe cobrir obrigações, fazer reinvestimentos no negócio, evitar problemas de solvência, devolver dinheiro aos acionistas e fornecer uma proteção para desafios financeiros futuros.
Organizar e monitorar o fluxo de caixa, portanto, é como monitorar o pulso da companhia – é uma verificação de saúde financeira valiosa e indispensável para a gestão do negócio.
Existem outros benefícios importantes que resultam de um fluxo de caixa bem organizado, incluindo:
Com a organização do fluxo de caixa, é possível identificar com precisão as despesas e receitas e otimizar o uso do capital. Dessa forma, os recursos podem ser empregados em áreas de maior relevância, que realmente gerem valor, e custos desnecessários podem ser eliminados.
Um ponto importante a saber é que, conforme a Lei nº 11.638/2007, organizações com patrimônio líquido acima de dois milhões de reais ou compostas por sociedades de capital aberto são obrigadas a apresentar seu demonstrativo de fluxo de caixa.
No que tange às pequenas e médias empresas, é especialmente importante seguir o disposto na NBC TG 1000, quanto às informações que organizações desse porte devem apresentar em seus demonstrativos de fluxo de caixa.
A média empresa encontra-se em uma jornada constante por seu crescimento e profissionalização. E esses devem ser suportados por um fluxo de caixa saudável, que possibilite reinvestimentos.
Detectar oportunidades e obter insights sobre as melhores estratégias financeiras para a escalabilidade também é algo proporcionado por um fluxo financeiro bem organizado e consistente.
Decisões empresariais devem ser tomadas com base em dados. O fluxo de caixa, além de retratar o momento atual, pode apontar como as finanças deverão estar no futuro. Dessa forma, ele norteia as tomadas de decisão para elaborar ou atualizar o planejamento estratégico da companhia.
Para iniciar a composição do seu fluxo de caixa, o fundamental é lançar (em uma planilha ou sistema) as contas a pagar e a receber, compromissos assumidos e demais valores que entrarão e são conhecidos, juntamente com suas respectivas datas de vencimento.
Se ao fazer isso você se deparar com saldos negativos, será necessária uma revisão financeira para entender a causa raiz do problema – que poderá ser desde a diferença de datas entre a venda e o recebimento, até um grande número de casos de inadimplência, investimentos mal projetados, entre outras.
É por isso que o fluxo de caixa não diz respeito apenas ao levantamento e à atualização dos números. A parte de análise crítica é crucial para que essa ferramenta realmente contribua para melhorar a estratégia e os resultados da companhia.
Como vimos, para elaborar um bom fluxo de caixa, não basta colocar as despesas e receitas em uma planilha ou software.
Estabelecer critérios e métodos garantirá que se tenha resultados reais e se encontre uma maneira simplificada e eficaz de fazer o acompanhamento. Entre as etapas fundamentais para este trabalho, estão:
Para visualizar facilmente as receitas e despesas, é preciso utilizar recursos visuais. Cores ou formatações diferentes, por exemplo, ajudam para que se consiga rápida e facilmente identificar e cruzar dados para análises pontuais e estratégicas e para fundamentar tomadas de decisão.
As receitas e despesas da empresa podem ter diversas origens. Por isso, precisam ser organizadas e agrupadas. Criar categorias ajuda a segmentar os custos (como impostos e investimentos) e indicar a natureza das entradas financeiras (como juros e vendas), o que contribui para a elaboração de relatórios mais detalhados e que fornecem dados mais preparados para uma posterior análise.
Gastos mensais recorrentes, fixos ou variáveis, podem ser lançados no fluxo de caixa como contar a pagar nos meses seguintes. Dessa forma, será possível prever os gastos futuros e preparar melhor seu caixa para eles.
Além disso, conhecendo o saldo atual e gastos previstos, o líder pode buscar maneiras de equilibrar o caixa.
Essa iniciativa permite também que sejam identificadas oportunidades de negociação para casos de contratos fixos e de minimização de gastos para as variáveis.
No fluxo de caixa projetado, ressaltamos a importância de cadastrar as contas a receber. Isso é fundamental para saber quais receitas entrarão no futuro e que irão impactar no caixa da empresa.
Para que haja organização e ganho de produtividade, as contas a receber devem ser cadastradas na categoria correta. Quando o pagamento for recebido, será preciso apenas marcar como concluído.
Independentemente do tipo de fluxo de caixa escolhido, a avaliação deve ser periódica. Para começar, é possível, por exemplo, comparar o mês atual com os anteriores e entender a evolução e variações nos valores.
Lembre-se que qualquer dado só ganha valor quando é utilizado em análises e para a inteligência organizacional da companhia, portanto, para extrair valor estratégico dos dados de seu fluxo de caixa, a etapa de análise sistemática é primordial.
O ERP é um tipo de software que permite integrar informações de diferentes setores da empresa, além de automatizar e mapear processos. Com esse tipo de tecnologia, fica mais rápido e prático fazer e analisar o fluxo de caixa.
Muitos erros podem ser evitados com o uso de um ERP e de suas automatizações de rotinas, garantindo que o fluxo de caixa esteja correto e disponível quando for necessário. Além disso, esse tipo de solução permite a criação e visualização ágil de relatórios e o acompanhamento em tempo real das movimentações.
Como vimos, o fluxo de caixa ajuda a identificar como está a saúde financeira da empresa. Quando ele apresenta erros, naturalmente, torna-se um instrumento não confiável e que pode induzir ao erro nas tomadas de decisão.
Portanto, é preciso empregar atenção e cuidado nesse controle. Alguns erros, entretanto, são bastante comuns, incluindo:
Se a periodicidade estabelecida é quinzenal, é importante segui-la para que os indicadores sejam consistentes e realmente seja possível extrair valor deles. Quando se peca nessa sistematização e realiza-se apenas um acompanhamento esporádico, perde-se muito em inteligência organizacional e as análises podem acabar sendo arbitrárias.
Não se deve confundir o caixa atual com o projetado. É bastante comum (e errado) uma empresa lançar como recebido um pagamento que está apenas previsto para acontecer.
Lembre-se: se o cliente tiver algum problema e não cumprir com o compromisso financeiro na data, o dinheiro não existirá em caixa.
Outro ponto a ser evitado é lançar como pago boletos que foram quitados, mas que ainda não foram compensados.
Essas atitudes criarão uma falsa sensação de se ter mais dinheiro em caixa. Consequentemente, o fluxo de caixa será prejudicado e decisões erradas podem ser tomadas baseadas nele.
Sem que haja organização e controle, o fluxo de caixa não terá muita utilidade. É preciso adotar regras para fazer os registros, cumprir com a frequência estipulada e anotar todas as movimentações financeiras. Disciplina é a chave do sucesso também nesse trabalho.
Os relatórios são fundamentais para que o fluxo de caixa seja, de fato, estratégico. Por isso, não podem estar errados.
Quando os lançamentos são feitos, devem ser incluídos nas categorias corretas e com as suas devidas descrições. Somente dessa forma se tem um retrato fiel da situação financeira da empresa.
E então, ficou mais claro para você o que é fluxo de caixa, como e por que organizá-lo? Se você gostou deste conteúdo, lembre-se de se inscrever na newsletter do blog. Assim, você receberá todas as atualizações diretamente em seu e-mail. Aproveite esta oportunidade de obter dicas para profissionalizar ainda mais sua média empresa.
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