ERP para médias empresas: como uma boa comunicação pode alavancar os negócios

“Quem não se comunica, se trumbica.” O bordão do apresentador Abelardo Barbosa, o velho guerreiro Chacrinha, se aplica tanto à vida pessoal quanto para os negócios. Do programa de televisão ao bate-papo entre vendedor e seu cliente, da conversa no boteco ao fechamento de um acordo entre países, se a comunicação não for clara e completa, há grandes chances de alguém se dar mal. Numa empresa, não é diferente. Se os processos não forem claros e acessíveis, tomadas de decisões podem ser prejudicadas. E para sanar as chances de se trumbicar por causa de uma comunicação ruidosa e dúbia, os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) foram criados.

O ERP surge como uma solução para médias empresas que se preparam para uma trajetória de crescimento. O sistema organiza os dados de forma eficiente e integra a comunicação entre todos os seus setores, o que é essencial a quem pretende arrumar a casa e estar pronto para uma expansão acelerada. Além de ajeitar os dados, o sistema agrupa informações de áreas distintas. Financeiro, jurídico, contábil, recursos humanos, comercial, estoque, logística e outros departamentos poderão estar conectados em um ambiente seguro e organizado.

Com todas essas informações em mãos, é preciso saber o que fazer com elas. “Seguindo a máxima de que ‘quem não mede, não gerencia’, quando as organizações atingem um porte de média empresa é fundamental uma forma mais robusta de organizar suas informações”, diz Henrique Barbosa, responsável pela área de Produto e Tecnologia na Mid by Falconi, consultoria em gestão empresarial voltada para empresas de médio porte. “Aprendemos que, para realizar um trabalho completo de gestão por resultados, é fundamental que haja um ERP para geração das informações necessárias à gestão do negócio”, completa.

O efeito da organização desses dados com o uso deles na criação de indicadores é de redução da burocracia e do tempo gasto nos processos enquanto os acelera com maior assertividade. No momento necessário, os colaboradores terão acesso às informações condensadas nesse sistema que já foram transformadas em uma grande base de dados. Ou seja, os setores dessa empresa conseguem interagir facilmente, sem a complicação de acionar vários outros departamentos, além de ter métricas corretas para embasar planos de ação.

A descomplicação da comunicação também gera outros ganhos. Inicialmente, investir em um sistema de ERP pode parecer um gasto significativo. Porém, em médio e longo prazo já é possível entender que, em vez de desembolsar recursos com vários sistemas diferentes para cada área – o que pode se tornar mais caro –, o ERP condensa tudo em um único sistema, trazendo mais eficiência e economia.

Outro benefício é a transparência nos segmentos e documentações importantes da empresa, já que todos estarão disponíveis no ERP. Isso ajuda a deixar os processos mais claros e rastreáveis, o que facilita o fluxo de trabalho e os projetos entre departamentos. Quando há um problema, por exemplo, fica mais fácil entender onde está a etapa em que o erro aconteceu para que a resolução seja direta, rápida e assertiva. Como as informações estão localizadas em uma base de dados unificada, existem menos riscos de manipulação em ambientes externos, o que torna os processos mais robustos e as informações mais fidedignas.

Sistema personalizado e seguro

O ERP é um sistema que atende a empresa de forma personalizada. Ou seja, ele vai se adequar conforme as necessidades e informações de cada departamento. A companhia pode escolher as partes que mais têm relação com suas demandas e, assim, montar um sistema preciso.

Além de ser personalizável, o ERP oferece segurança. Os dados estão protegidos contra invasões e fraudes de terceiros. É possível criar níveis de acesso e um ambiente de autorizações prévias de quem poderá navegar em cada base de informações. A segurança também está no fato de que o sistema realiza backups constantemente.

Existem alguns fornecedores de ERP que trazem indicadores de performance, gráficos, relatórios e consultas multidimensionais. O SAP ERP, por exemplo, é um sistema especializado em ajudar a empresa em suas funcionalidades financeiras. Na plataforma, é possível encontrar acesso às informações de lucro e margem de contribuição, além de dar uma visão geral e muito completa de gerenciamento de riscos. Já o Starsoft ERP tem uma divisão de funções em módulos, com áreas como financeiro, produção, controladoria, manufatura, vendas e distribuição, frotas, suprimentos, gestão de importação e de projetos. As funcionalidades ainda oferecem planos de contas, controle de inadimplência, serviço, compra e gestão de rateios.

Opções como o ERP Cigam, o Totvs ERP e o ERP Flex seguem com a mesma finalidade de otimizar o funcionamento, a integralidade e a comunicação entre os departamentos de uma mesma companhia. “Notamos que a maior parte das médias empresas brasileiras já conta com um ERP, mas não sabem o que fazer com a informação disponibilizada. Nesse caso, ter rituais de gestão estruturados e alimentados pelos dados oficiais é um ótimo uso”, conta Barbosa. “Além disso, buscar produtos digitais que transformam toda aquela informação em conhecimento aplicável é fundamental e pode mudar o patamar de resultados da organização”, afirma o especialista.

Com todas essas opções, o médio empresário só precisa avaliar o que melhor se encaixa às demandas de seu negócio. Tendo em vista uma trilha pela frente de pleno crescimento, trazer transparência, integração e agilidade nesse processo garantirá menos chances de tropeços ao longo do caminho.

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