Você certamente já se deparou com um problema que surge de forma recorrente e, mesmo sendo identificado, não se soluciona de forma definitiva. Isso pode acontecer por dois motivos: a ação para solução daquele problema não foi executada ou não atacava a causa raiz dele. A solução para os dois motivos está na elaboração de bons planos de ação.
Por vezes, a importância e o potencial de bons planos de ação não são bem compreendidos pelas organizações que não têm o hábito de incorporá-los como parte de seus rituais de gestão. E isso pode estar prejudicando diretamente o alcance dos resultados esperados. Afinal, o plano de ação serve como uma ponte entre o estabelecimento das metas e o seu alcance.
Então, que tal se aprofundar nessa questão? Continue a leitura e saiba mais sobre o que é um plano de ação, qual é a importância das suas definições dentro da gestão de uma média empresa e, ainda, veja dicas para desenvolver excelentes planos.
É creditada a Benjamin Franklin a máxima que diz que “não planejar é planejar o fracasso”. De fato, a falta de um plano de ação pode ser a causa de sua empresa não conseguir bater determinadas metas.
O planejamento ajuda as companhias a se prepararem para vencer os obstáculos, mantendo-as no caminho certo. E um plano de ação eficaz é um passo importante nessa direção.
Como você já viu aqui no blog da Mid by Falconi, o estabelecimento e o desdobramento de metas é algo fundamental para que a empresa atinja melhores resultados e tenha mais eficiência em seu sistema de gestão. E a estratégia de ação é um recurso decisivo para que essas metas estabelecidas sejam, de fato, alcançadas.
Afinal, de nada valerá desenvolver metas se elas não forem, uma a uma, associadas a um plano de ação, já que esse representa os passos do que deve ser feito concretamente para a meta ser conquistada.
Em outras palavras, o plano de ação é o roteiro que orienta como a empresa sai de um ponto “A” para um ponto “B”; isso é, que demonstra como sair do estágio atual e atingir um superior, conforme as metas estabelecidas.
Com isso, elaborar bons planos de ação é um dos segredos para uma gestão eficiente e bem-sucedida, que vence desafios e obtém bons resultados.
Diante disso, essa é uma ferramenta valiosa de gestão, e segue passos previamente definidos para o direcionamento de esforços e recursos. Isso contribui para que todos saibam quem é o responsável por cada tarefa a ser desempenhada, como ela deverá ser feita, quando deverá estar concluída, como será essa execução e o resultado esperado com a entrega.
Os componentes de um plano de ação geralmente incluem:
Uma descrição bem definida da meta a ser alcançada (problema a ser resolvido);
Motivação para execução da tarefa (causa a ser atacada);
Tarefas/etapas que precisam ser realizadas para atingir a meta;
Pessoas que se encarregarão de realizar cada tarefa;
Quando essas tarefas serão concluídas (prazos e marcos);
Recursos necessários para completar as tarefas;
Medidas para avaliar o progresso do plano.
O plano de ação é uma ferramenta de trabalho útil e benéfica para todos os departamentos da média empresa, contribuindo para maior alinhamento, mais clareza sobre responsabilidades e formas de avaliação, sinergia de esforços e, como produto disso, obtenção de incremento na produtividade das equipes.
Um bom plano de ação neutraliza as causas raízes de determinado problema enfrentado pela empresa. Com isso, os problemas deixam de ser recorrentes. Isso torna mais fácil e ágil a reversão do quadro e a correção desse gargalo que poderia impedir o crescimento da média empresa.
Além disso, ao explicitar tudo o que deve ser feito para que determinada meta seja atingida, ele fornece um direcionamento importante para que cada profissional compreenda o que precisa ser feito e qual problema será tratado com aquela estratégia de ação, o que também contribui para evitar retrabalhos, desperdícios, atrasos, despadronizações e problemas de qualidade em produtos e serviços.
Essa clareza, aliada a um ritual de controle da execução dos planos, garante que as ações serão executadas conforme planejado.
Outro benefício importante é que o plano de ação é um repositório de conhecimento novo — uma fonte valiosa de aprendizado e de inteligência de negócios. Para desenvolver o plano, você terá que obter novos conhecimentos.
E, ao final dele, compreenderá com mais profundidade o que gera ou não resultados para sua companhia, terá desenvolvido habilidades e competências e estará mais bem preparado para lidar com os desafios de sua média empresa.
O plano de ação consiste em transformar cada meta definida em objetivos acionáveis, com os respectivos passos e prazos para alcançá-los. Mas há outras questões a se levantar, considerar e incluir para que o plano de gerenciamento seja bem-sucedido. Saiba mais sobre elas nas etapas a seguir:
“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”, isso é o que o Gato responde à Alice, na famosa obra de Lewis Carrol, quando ela o pergunta qual caminho tomar sem saber aonde quer chegar.
Da mesma forma, o ponto de partida para construção do plano de ação (Caminho) são as metas (Destino). Então, antes de tudo, é importante retomarmos alguns pontos importantes sobre a definição de metas, já que elas estão relacionadas diretamente à estratégia de ação.
As metas devem ser desafiadoras, mas alcançáveis; precisam ser específicas, mensuráveis e ter seu desdobramento completo, da diretoria ao nível operacional.
Para definição da meta é importante que se identifique a lacuna, ou seja, quão distante o desempenho medido por aquele indicador está da melhor referência comparável.
A partir da lacuna, é necessário definir o nível de captura que se espera para quele período e, a partir daí, tem-se a meta. Após a definição de tudo isso, será possível desenvolver os planos de ação, sendo um para cada meta.
Um ponto importante a ser desmistificado é que o plano de ação não se faz em uma sala fechada apenas com membros do alto escalão. O plano de ação deve ser coletivo, feito junto com o time que entende o que está sendo tratado, com membros de diferentes níveis hierárquicos, reunindo quem tem informações de campo valiosas para contribuir para a criação de melhores soluções.
Além disso, ao chamar a equipe para contribuir, haverá maior senso de responsabilização e comprometimento com a execução do plano já que, afinal, ela ajudou a construir. Se há envolvimento na construção, a tendência é de haver também na execução.
Dessa maneira, uma etapa importante é realizar encontros para brainstorming. Essa é uma técnica utilizada para obter o máximo de ideias para soluções de desafios ou para criação de algo novo na organização.
Sua dinâmica é simples: faz-se a apresentação do problema/meta específico a ser solucionado; os participantes contribuem com as possíveis causas para o problema, sem prejulgamentos ou críticas; essas são anotadas e apresentadas ao grupo; há discussões sobre elas, de onde surgem novos insights; agrupam-se as que são relacionadas e inicia-se a busca pela causa raiz.
Nesse momento, deve-se incansavelmente se questionar o porquê de cada causa colocada, até que se chegue à causa raiz que, quando removida, evitará de forma permanente a ocorrência daquele problema. Quando se faz um bom trabalho de identificação de causa raiz, a solução para o problema se torna facilmente identificável com a aplicação de brainstorming .
O conhecimento obtido junto à equipe é valioso. Entretanto, há muita informação útil também fora da empresa. Dependendo do desafio que precisa ser enfrentado, pode ser decisivo consultar também seus clientes, fornecedores, conselheiros externos, institutos de pesquisa, universidades, consultorias, etc.
Essa união de expertises poderá ser um fator chave para que seu plano de ação seja completo e consistente, evitando no papel erros que poderiam ser encontrados mais à frente na etapa de execução.
O seu plano de ação deve ter linguagem simples, direta e objetiva, sendo compreensível por todos os envolvidos. Esse documento, comumente, é finalizado em formato de planilha, com gráficos, cronogramas, tabelas e outros recursos visuais em anexo, tornando mais fácil a busca pelas informações e o entendimento do plano.
Na hora de elaborá-lo, também se lembre-se de que é importante desmembrar as ações maiores em menores e mais facilmente gerenciáveis e controláveis.
Ainda, se há ações cujos prazos são mais estendidos (por exemplo, três meses), quebre-as em ações menores que tenham marcos de resultados e prazos menores (por exemplo, uma ação menor a cada mês). Dessa maneira, será mais fácil para o executor compreender e executar o que é necessário e ao gestor identificar potenciais problemas como risco de atrasos.
Além disso, tenha foco em definir quais ações devem ser priorizadas. Isso será importante pois determinadas ações podem depender da concretização de iniciativas anteriores para terem seu start.
Portanto, com essa ferramenta, em seu plano de gerenciamento, deverá ser respondido:
Uma vez concluída a elaboração do plano de ação e utilizada a ferramenta 5W2H, o gestor precisa se perguntar se as ações ali colocadas, uma vez executadas, serão consistentes bloqueando as causas identificadas e suficientes para melhorar o patamar de resultados a ponto de se alcançar a meta definida.
Para avaliar a consistência, é importante que a ação ataque uma causa raiz identificada e esteja descrita de forma clara e objetiva. Além disso, ela não deve expressar um desejo, mas sim um ato concreto do que deve ser feito.
Outro ponto relevante é que esteja designado um responsável, que tenha autoridade para executar o planejado e definido um prazo exequível e que vá gerar os benefícios esperados dentro do prazo estabelecido para a meta.
Como a busca aqui é por melhorias, ações de rotina, ou que já são executadas não devem ser consideradas pois não terão a capacidade de alterar os resultados.
Ao chegar até aqui, você já deve imaginar que apenas criar um documento para formalizar as ações necessárias não irá modificar resultados, certo?
Sem a execução do que foi estabelecido, não haverá geração de valor, nem alcance de metas. É importante não postergar essa etapa e não deixar o plano de gerenciamento de ação guardado na gaveta — ele precisa ser tangilbilizado em ações a serem executadas nas condições e prazos estabelecidos.
Para que isso ocorra, é importante que cada responsável seja comunicado com clareza de cada item do plano e os prazos sejam definidos de comum acordo, respeitando as limitações existentes.
Dessa forma, o conjunto de plano de ação da organização traz uma visão clara de quando cada iniciativa será concluída e da ocupação dos responsáveis ao longo do tempo. Essa é uma informação poderosa para que os gestores garantam que seus recursos estão dedicados às iniciativas prioritárias da organização.
Você já ouviu a expressão que diz que só podemos melhorar o que podemos medir? Ela é muito importante nessa etapa. Afinal, além de seguir o que foi determinado no plano de ação, deve-se saber se as soluções desenvolvidas realmente são as melhores e se estão gerando os resultados esperados.
Portanto, não se deve deixar de acompanhar a execução do plano de ação. Isso precisa ser feito pela diretoria (por exemplo, mensalmente), pela média gestão (em periodicidade semanal ou outra estipulada) e, diariamente, por quem executa as ações. Esse olhar de perto e atento será decisivo para que as metas sejam atingidas.
Vimos que sem o monitoramento, não há gerenciamento do plano. Portanto, não relegue essa etapa tão crucial. Nela, você poderá fazer ajustes a tempo para redirecionar esforços, recursos e ações para que sua média empresa cresça, cumpra suas metas, profissionalize seu sistema de gestão e garanta sua sustentabilidade no longo prazo.
Além disso, ter evidências de que o plano de ação está contribuindo para o alcance das metas é fundamental para estimular e fortalecer uma cultura organizacional voltada para resultados.
Ainda, isso serve de combustível para manter e aumentar o engajamento dos colaboradores com suas tarefas e com os objetivos estratégicos do negócio. Ver os resultados tangíveis de seus esforços serem reconhecidos é algo que gera motivação e contribui para que o time mantenha-se ainda mais focado e produtivo.
Por fim, lembre-se que as organizações são seres vivos e, com isso, sempre será necessário incluir novas ações nos planos de gerenciamento uma vez que novos problemas surgirão. Além disso, você terá ali um repositório do que já foi feito para solucionar com sucesso problemas do passado.
Exploramos nesse artigo também as fases de Execução (D) e Checagem (C). Mas é importante se lembrar que o ciclo do PDCA é contínuo e deve ser renovado recorrentemente, através da definição de novas metas e do incremento das ações.
Inicie a elaboração e execução de planos de ação estruturados e verá que o seu tempo gasto em solucionar problemas recorrentes passará a ser utilizado em obter resultados desafiadores a partir da solução de novos problemas.
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