A existência de um orçamento empresarial é essencial para a sua operação. E isso independe do tamanho da empresa ou do estágio de desenvolvimento em que se encontra. Otimizar os recursos disponíveis e controlar os gastos é um objetivo comum a todo e qualquer negócio.
No entanto, o orçamento empresarial ainda não é uma realidade para muitos empresários. Os motivos para isso podem ser os mais variados. Desde a falta de tempo para conseguir organizar o negócio até à ausência de conhecimentos técnicos e de gestão.
O fato é que o sucesso das empresas brasileiras possui relação direta com isso. Segundo o Sebrae, a falta de controle sobre as receitas e despesas é fatal para muitos negócios.
Quando uma nova empresa é criada para atender uma necessidade de mercado, é comum a ausência de elementos que são básicos para a gestão como por exemplo, a falta de controle orçamentário e de investimentos para capacitação gerencial e técnica. Consequentemente, a empresa enfrenta dificuldades financeiras logo no primeiro ano.
Além disso, não são apenas os novos empresários que passam por dificuldades com gestão financeira, uma vez que empreendedores com mais tempo no mercado também lidam com diversas questões relacionadas ao controle do fluxo de caixa.
Assim, viemos por meio deste artigo destacar que há muitos métodos e ações simples que utilizadas, trazendo dicas para evitar problemas relacionados ao capital de giro e à lucratividade das empresas.
O orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para o planejamento empresarial, representando toda a projeção financeira da organização. Assim, é possível manter a empresa saudável e competitiva, definindo metas e objetivos orçamentários.
A projeção do orçamento empresarial refere-se ao ato de estabelecer metas com diferentes prazos, de um a três anos, a partir de uma análise financeira profunda da empresa, nomeadamente ao nível das receitas, despesas e investimentos.
Assim, podemos entender que o orçamento empresarial é a base financeira para o plano de negócios das empresas.
A partir do momento que definimos o conceito de orçamento empresarial, fica mais fácil compreender sua importância para as empresas. Na vida financeira pessoal, o controle das despesas e dos rendimentos é fundamental para uma boa organização, certo? Agora imagine o quão relevante isso se torna no contexto empresarial.
Ao conduzir uma empresa sem ter conhecimento dos gastos com investimentos, sazonalidade dos produtos, estimativas de vendas e o nível de endividamento, o risco de comprometer seu desenvolvimento, levando à falência, é grande.
O orçamento empresarial tem a função de preparar a empresa para as oportunidades e os desafios que poderão surgir no futuro. Assim auxilia na correção de erros de alocação de recursos e ainda contribui para que o empresário possa controlar os gastos de forma estratégica.
Há vários tipos de orçamentos empresariais disponíveis no mercado. Porém iremos trabalhar neste artigo com os quatro principais.
Como o próprio nome diz, o orçamento estático possui como principal característica o fato que ele não é alterável — independente dos resultados que a empresa apresentar no período. Ou seja, os seus componentes são feitos com base em números pré-determinados.
Assim, como exemplo, se no orçamento empresarial está indicando que os gastos com publicidade no mês são de R$ 2.000,00, esse valor não poderá ser alterado — mesmo que exista mais caixa para o investimento. Além dos números, a revisão desse orçamento também é feita em períodos fixos e pré-determinados.
Diferentemente do anterior, o orçamento variável/flexível pode ter seus componentes alterados conforme os resultados do volume de vendas ou de produção.
Com isso, caso a empresa passe por um cenário onde acontece um aumento de vendas, a área de marketing pode passar a investir proporcionalmente mais em publicidade. Vale destacar que esse aumento no investimento acontece se fizer sentido para o atingimento dos objetivos planejamentos para a empresa.
Conhecido também como Rolling Forecast, o orçamento contínuo possui um formato mais dinâmico, onde sua revisão é feita mensalmente. Ou seja, ao final de cada mês, o responsável faz a revisão do documento com base no realizado e adiciona mais um mês no período orçado.
Semelhante ao orçamento contínuo, o orçamento ajustado é caracterizado pelas revisões constantes, porém com projeções para cada mês. É feita uma comparação entre o orçamento do mês anterior com o que foi realizado e, a partir disso, são realizados os ajustes, se necessários.
Assim, mantendo a questão do orçamento em publicidade, vamos considerar que uma empresa pretende investir, ao ano, R$ 12.000,00 (R$ 1.000,00 ao mês). Se durante a revisão de orçamento, no final do primeiro trimestre, é constatado que foram gastos R$ 4.000,00 até então, o estipulado para o restante do ano vai ser ajustado, reduzindo de R$ 9.000,00 para R$ 8.000,00 (mantendo a despesa anual em R$ 12.000,00).
Tal como toda prática empresarial, o desenvolvimento do orçamento financeiro está sujeito a mudanças e não deve acabar engessando o desenvolvimento da empresa. Ou seja, ele pode ser aperfeiçoado ao longo do tempo.
Da mesma forma que as despesas e as receitas são revistas periodicamente, as metas e o próprio orçamento empresarial devem ser analisados com antecedência em relação à data de realização. A flexibilização é importante para que a empresa possa ajustar procedimentos ou mudar os rumos do plano.
Entretanto, independente disso, não podemos duvidar da importância de elaborar um orçamento empresarial, pois entre as principais vantagens estão:
Agora que já está mais claro o que é um orçamento empresarial e sua importância no dia a dia das empresas, iremos apresentar um passo a passo de como estruturar esse documento em sete passos.
O primeiro passo de um bom orçamento empresarial é fazer um diagnóstico geral da situação financeira da empresa. Para poder projetar o futuro com eficácia é preciso ter conhecimento sobre a realidade atual, limitações, problemas e oportunidades.
Portanto, é essencial realizar uma análise dos últimos três anos das demonstrações financeiras, reunindo o máximo de dados e informações relevantes. É necessário analisar, por exemplo:
Após ter mais conhecimentos sobre a saúde financeira da empresa, é preciso definir quais serão as metas e os objetivos do próximo período. Saber onde pretende estar e chegar no próximo ano é um ponto essencial para poder traçar as estratégias e manter o time motivado.
As metas e os objetivos do planejamento são um fator preponderante para o sucesso da empresa, mas precisam estar alinhadas com a estrutura e com os recursos que estão disponíveis. Por isso, é preciso ter muita atenção nessa etapa!
Aliás, uma dica importante neste momento é avaliar o Plano de Negócios, pois contém os objetivos gerais da empresa. Com isso, é possível traçar metas mais coerentes e decidir quais áreas receberão mais investimentos ou cortes de gastos.
Com a análise do histórico da empresa feita e com as metas definidas, já é possível começar a estruturar o orçamento empresarial. Para isso, é preciso avaliar o momento da empresa e escolher a ferramenta ideal.
As empresas menores e familiares, ou em estágios iniciais, normalmente apostam no Demonstrativo de Resultado do Exercício e em planilhas de orçamento no Excel, sem contar com apoio de profissionais especializados ou softwares.
No entanto, empresas maiores e estágios mais avançados de desenvolvimento, devem investir em softwares de gestão. Eles automatizam o controle de gastos e receitas, simplificam e agilizam o dia a dia dos gestores e as tomadas de decisão.
É válido ressaltar que a decisão pelas ferramentas varia conforme o nível de maturidade do negócio. Ou seja, empresas maiores e mais desenvolvidas precisam obrigatoriamente contar com recursos mais robustos.
Após a escolha da ferramenta ideal, chegou o momento de reunir e analisar todas as informações que devem estar presentes no orçamento empresarial. Aliás, essa é uma etapa muito importante!
Quanto mais completo for o orçamento, maiores serão as chances da empresa ter sucesso e bons resultados no período. Sendo assim, os pontos essenciais do orçamento são:
Diretamente ligado ao passo anterior, esta etapa consiste em fazer a divisão das despesas em fixas e variáveis. Para isso, é essencial que o empresário conheça os custos com exatidão, pois, caso contrário, isso pode indicar problemas a serem repensados.
Os principais custos fixos de uma empresa costuma ser:
Já as despesas variáveis estão relacionadas com:
O penúltimo passo para finalizar o orçamento empresarial consiste na montagem de uma projeção para o período definido. Isso significa que, com base em todos os dados e informações reunidos ao longo do processo, chegou a hora de montar uma projeção empresarial.
Nesse documento, é importante fazer uma estimativa de receitas e despesas, incluindo uma provisão do capital de giro, os gastos com compras de equipamentos e ferramentas, além de uma projeção do crescimento do negócio. Adicionalmente, podem ainda ser mapeadas as principais iniciativas que precisarão sem implementadas para atingir os resultados esperados.
O ideal, inclusive, é montar um calendário com as etapas que serão cumpridas ao longo do ano. Isso irá ajudar o empresário a cumprir com o cronograma e evitar que os gastos extrapolam o limite.
Por último, mas não menos importante, é preciso destacar que, além de seguir todos os últimos passos, é essencial acompanhar o cumprimento do orçamento ao longo do ano, mensalmente.
O monitoramento dos resultados face ao orçado é uma fase fundamental para o sucesso da empresa, pois só assim será possível identificar problemas com antecedência e atuar nas suas tratativas através de identificação de causas raízes de desenvolvimento de planos de contramedidas, evitando que o problema cresça e leve a empresa à falência.
O monitoramento do orçamento empresarial é tão importante quanto a sua correta estruturação. Para isso, é preciso adotar métodos eficientes de acompanhamento, sendo a tecnologia é uma grande aliada!
Há várias ferramentas interessantes, que simplificam as tarefas e ainda contribuem para um controle mais efetivo. Portanto, a nossa dica é utilizar softwares de gestão ou planilhas de orçamento empresarial.
Enquanto que os sistemas de gestão são ferramentas completas, mas que exigem um investimento inicial mais alto, as planilhas não exigem qualquer investimento e podem ser feitas em cima de um modelo pronto — ou criando um do zero, conforme as necessidades.
Vale lembrar que uma boa planilha de orçamento empresarial precisa ter alguns campos essenciais. Então, caso decida por fazer o seu próprio modelo, a sugestão é que adote um anual, porém dividido mensalmente.
Caso precise de ajuda para organizar tais questões, o ideal é contar com o apoio de profissionais especializados. Afinal, uma boa gestão orçamentária pode ser o diferencial do seu negócio. Clique aqui para conversar com um dos nossos consultores!
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