Gestão empresarial por indicadores transforma sua empresa: saiba como!

O que todo empresário mais quer é que sua empresa realmente cresça, certo? Para isso, a gestão empresarial por indicadores se torna um processo indispensável. Especialmente na rotina das médias empresas. Afinal, como diz um antigo ditado: “o que pode ser medido, pode ser melhorado”.

É importante gerenciar, monitorar e revisar rotineiramente esses indicadores. Bem como os dados e as ações que os influenciam. E isso é uma tarefa complexa! Seria como, por exemplo, pegarmos uma lupa e analisarmos cada etapa produtiva da companhia. Não parece algo simples, certo?!

Entretanto, saiba que é possível! E mais importante: é essencial para o sucesso e o crescimento sustentável da organização.

No conteúdo a seguir, vamos abordar a fundo a gestão empresarial por indicadores. Para isso, apresentaremos um guia completo sobre eles. Aprenda os detalhes mais importantes sobre o assunto!

O que é a gestão empresarial por indicadores?

A gestão empresarial por meio de indicadores é uma das metodologias da administração que usa, como o próprio nome diz, indicadores de desempenho para analisar os principais fatores que guiam o sucesso da empresa.

A metodologia de gestão empresarial é baseada no monitoramento dos processos. Seu objetivo é auxiliar na tomada de decisão mais assertiva dos gestores e lideranças de uma empresa. Por meio desse modelo de gestão, é possível analisar a performance corporativa.

A gestão empresarial por indicadores aponta direcionamentos que permitem que os gestores conduzam as empresas de maneira mais eficiente. Ela contribui para que seja possível acompanhar e medir os resultados de maneira prática.

O que são os indicadores de desempenho?

Os indicadores de desempenho da gestão empresarial são medidas definidas pela própria companhia. Eles são calculados com base em métricas pré-estabelecidas. Seu objetivo é oferecer uma visão direcionada e mais ampla sobre pontos estratégicos da organização.

Por meio do uso de indicadores de desempenho, a companhia aumenta a transparência dos processos empresariais. Visto que apresenta resultados reais aos stakeholders. Mais do que isso, com os indicadores também é possível fazer projeções do negócio a longo, médio e curto prazo.

Entretanto, é válido destacar que, para usar a gestão empresarial por meio de indicadores de maneira eficiente, as lideranças precisam fazer definições. Em especial, sobre quais pontos são mais importantes para o negócio. Para isso, uma análise do histórico da empresa e dos concorrentes é essencial.

Junto a análise do histórico, é preciso considerar as necessidades de mercado. Isso porque serão elas que guiarão as estratégias empresariais. A partir disso, com todas as informações levantadas, é possível decidir quais serão as metas da organização. Assim, consequentemente, saberá quais serão os indicadores a serem analisados. Com indicadores de desempenho bem definidos, é possível mostrar onde há problemas. Também onde há as melhores oportunidades para a empresa.

Portanto, podemos compreender que os indicadores têm o “poder” de direcionar o olhar dos gestores para a análise de custos. Desta forma, geram, por consequência, uma redução nos gastos indevidos. Assim, é possível aumentar seu crescimento de maneira escalável.

Quais são os principais tipos de indicadores?

Os indicadores de desempenho devem ser definidos a partir das características. Elas precisam ser personalizadas para cada empresa, bem como sobre sua relevância. No entanto, há alguns indicadores “padrões”, que podem ser aplicados a todos os tipos de negócios. A partir deles são realizados apenas adaptações à realidade de cada empresário ou empreendedor.

Os indicadores de desempenho mais importantes são:

Indicadores financeiros/econômicos

Uma boa gestão financeira não está relacionada apenas com o controle do fluxo de caixa. É importante visar também o controle financeiro do negócio de maneira geral. Para isso, a gestão dos indicadores-chave da área é essencial. Isso permite entender o momento atual da empresa. Bem como sua capacidade de pagar as contas e o potencial de receita.

Os principais indicadores financeiros e econômicos de um negócio são:

• Margem de lucro. É a porcentagem que o gestor adiciona aos custos totais de um produto ou serviço. Assim, define o quanto pretende lucrar sobre cada venda. Ela é imprescindível na formação de preços. Isso porque é ela quem garante que o valor do produto cobrirá os custos;
• Receita líquida. Compreende o montante de dinheiro ao realizar as operações de venda de produtos e/ou prestação de serviços. Em outras palavras, significa o resultado das vendas brutas após a dedução dos impostos. Estes que, por sua vez, incidem sobre as vendas, descontos, abatimentos e devoluções;
• Inadimplência. É uma forma de entender até que ponto os pagamentos pendentes estão causando problemas no caixa. Para tanto, ele reflete a relação entre o estoque total do contas a receber e os atrasos iguais ou superiores a 90 dias;
• Receita bruta. É toda entrada de recursos que condiz com as atividades descritas na criação da empresa, conforme seu contrato social. Ou seja, todo produto da venda de bens e serviços de uma organização, antes de qualquer dedução;
• Ticket médio. É um indicador financeiro relacionado à área comercial. Ele é responsável por mostrar o quanto você está faturando por cliente. Também é possível calcular o ticket médio de determinado produto, serviço ou categoria conforme a necessidade da empresa.

Indicadores de produtividade

Os indicadores de desempenho de produtividade estão relacionados ao nível de entrega que levaram a empresa a chegar ao resultado atual. Portanto, eles têm o intuito de avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas.

Entre os indicadores de produtividade mais usados estão:

• Capacidade de produção. Analisar tudo que foi produzido e comparar com períodos anteriores. Este é um dos principais exemplos de indicadores de produtividade. Para superar a média de tempo que cada processo utiliza para produzir, é preciso acompanhar continuamente esse KPI;
• Níveis de qualidade dos produtos. Ele atua como um contraponto. Assim, evita que se produza “às pressas” uma grande quantidade de saídas. Ou seja, protege a produção de produtos inadequados para o uso do cliente final. Medir esse quesito em cada produto ou entrega de serviço vai mostrar claramente se aumentar a produtividade tem um impacto negativo, diminuindo a qualidade. Ou positivo, mantendo ou melhorando o nível de qualidade do que é entregue;
• ROI. Acrônimo de retorno sobre investimento, em inglês, ele é utilizado para calcular o quanto ganha ao investir em determinado projeto, dado seu custo inicial e o retorno financeiro obtido. Para utilizá-lo, basta relacionar o valor aportado e o retorno obtido;
• Nível de assiduidade do time. Com que frequência seus profissionais faltam ao trabalho ou se atrasam para chegar à empresa? Para responder a essa questão, você precisa conhecer a assiduidade da equipe. Esse KPI avalia, em termos percentuais, o quanto o time é assíduo ao relacionar o número de horas efetivamente trabalhadas pelo total de horas que deveriam ter sido trabalhadas;
• Churn rate. Mede a quantidade de clientes que desistiram da sua empresa. Então, se no começo de 2018, por exemplo, o seu negócio contava com 100 clientes e no final esse número cai para 90, o churn rate será calculado da seguinte forma: total de clientes perdidos pelo total de clientes ativos no início do período analisado. Dessa forma, o resultado do nosso exemplo é 0,1%. O recomendado é que esse valor jamais ultrapasse 7%.

Indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade são de extrema importância para uma organização. É por meio deles que a empresa consegue melhorar sua eficiência. Consequentemente, afetam a satisfação dos clientes com seu produto/serviço.

Portanto, quando falamos em KPI de qualidade, estamos nos referindo aos indicadores que oferecem a possibilidade de uma visão do nível de qualidade de produtos e serviços. Ao analisá-los, é também possível verificar um padrão ao longo do tempo, o que é essencial para empresas que se preocupam com a melhoria contínua.

Dessa forma, entre os indicadores de qualidade podemos citar os seguinte exemplos:

• Percentual de reclamação dos clientes. A reclamação de um cliente pode ter diversos motivos, tais como: a insatisfação com o mix de produtos, atendimento recebido ou com a empresa em geral. Independentemente disso, é importante acompanhar o nível de reclamações. É aceitável um nível de 1%, mas o foco do estabelecimento deve ser o de zerar esse indicador;
• Satisfação e fidelidade dos clientes. A satisfação dos clientes finais é muito importante. Com ele, é possível calcular a satisfação e lealdade dos consumidores — inclusive seu cálculo se inicia com uma pergunta realizada ao cliente: “De 0 a 10, o quanto indicaria nosso estabelecimento para um amigo ou familiar?”. Com as respostas obtidas, é possível classificar os consumidores e a própria empresa;
• Valor agregado. Este indicador ajuda a compreender como a influência e a relevância que a empresa oferece afeta a rotina dos clientes. Como calcular? Por meio de pesquisa de satisfação e pesquisa de mercado são boas opções para definir indicadores;
• Segurança de qualidade. Este indicador é essencial para não causar danos à saúde ou integridade física do cliente. Como calcular? Faça testes antes do lançamento do produto. Verifique se ele atende a todas as medidas de segurança e exigências de certificações e normas nacionais e internacionais;
• Conclusão de requisitos dentro do prazo. Respeitar o tempo no cumprimento de todos os processos que envolvem a operação, do começo ao fim, é essencial. Na cadeia de produção, extrapolar prazos prejudica a capacidade da empresa de entregar o produto acabado dentro do tempo previsto.

Indicadores de vendas

Por último, mas não menos importante, estão os indicadores de vendas. Eles são considerados uma das principais medidas de sucesso das organizações.

Os indicadores de venda são usados como uma espécie de âncora para o restante da empresa. Por isso, é fundamental que eles sejam monitorados. Entre os indicadores mais relevantes na área de vendas estão:

• Lifetime Value (LTV). É o indicador que representa o valor do ciclo de vida de um cliente. Ele mostra uma relação do valor que um consumidor gera para uma marca pelo tempo médio que ele permanece com ela. Esse indicador está diretamente relacionado à qualidade da experiência do consumidor;
• Taxa de follow up. Em muitos negócios as vendas não são efetivadas no primeiro contato, normalmente é necessário fazer novos contatos de follow up (enviar e-mail, telefonar, visitar) para conseguir achar o momento ideal de efetivar a venda com seu cliente. Para que esse indicador tenha mais eficiência é preciso levar em consideração o processo de vendas de sua empresa e suas particularidades. Além disso, para acompanhar esse indicador, fique de olho nas taxas de respostas e no comportamento do cliente a cada ação do follow up;
• Taxa de conversão. Ela é obtida com base nas oportunidade geradas (propostas enviadas) e as que de fato converteram em vendas, desta forma, possibilita identificar a eficiência do seu time de vendas. A análise da taxa de conversão possibilita identificar as melhores estratégias e ações que devem ser tomadas pela equipe de vendas;
• Ciclo de Vendas. É o tempo que leva a uma venda ser efetivada desde o primeiro contato com o cliente. Com base nesse indicador é possível identificar se o ciclo de venda de sua empresa é longo, médio ou curto e, assim, desenvolver ações para performar sua equipe de vendas e melhorar o ciclo de vendas de sua empresa;
• Custo de Aquisição do Cliente (CAC). Ele revela o valor que você investe para conquistar novos clientes para a sua empresa. É muito importante analisar o CAC, pois com ele você consegue saber exatamente o valor em dinheiro que você “gasta” com a prospecção até a aquisição de novos clientes.

Saiba como aplicar a gestão empresarial por indicadores na prática

Para que a gestão empresarial por indicadores apresente os resultados esperados, é necessário, além de definir os indicadores adequados, contar com as estratégias de análise certas. É preciso aplicar os resultados da análise da melhor forma possível.

Além disso, a partir do momento que os dados são levantados e os problemas identificados, você precisa criar um plano de ação. Ou seja, avaliar o que será necessário fazer para tratar a causa da ocorrência e, consequentemente, impedir que elas se repitam futuramente.

É importante também que o plano de ação conte com o apoio de todos. Portanto, as equipes devem trabalhar com muita organização e planejamento, com o objetivo de otimizar os processos. Com isso, assim que as medidas corretivas são aplicadas, os gestores precisam realizar a avaliação contínua dos impactos. Isso irá aumentar a taxa de sucesso das abordagens usadas pela empresa, eliminando a reincidência do problema e/ou das causas que levaram à existência daquele problema.

De qualquer maneira, separamos abaixo um passo a passo de quatro etapas para a implementação da gestão empresarial por indicadores para revolucionar os processos da sua empresa. Confira:

Conheça e selecione os indicadores

A primeira etapa para implementação da gestão empresarial por indicadores na sua empresa é avaliar todas as possibilidades de indicadores e definir quais dialogam melhor com as metas e objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo.

Com isso, é importante que os gestores dediquem um tempo para o estudo das oportunidades de indicadores para a empresa. Isso irá garantir o melhor resultado para a companhia.

Defina uma ferramenta de gestão

Nesse momento, é importante buscar por um software de gestão para fazer a análise dos indicadores e dos seus resultados. Empresas pequenas até podem fazer a análise de indicadores de forma manual no começo da operação, mas a tendência é que, com o surgimento de novas necessidades estratégicas e operacionais, o gestor precise de um software.

O software de gestão oferece total controle sobre os resultados alcançados. Dessa forma, é possível fazer todo o gerenciamento de indicadores, bem como os impactos recentes e as projeções assertivas, que serão responsáveis por guiar as tomadas de decisão dos gestores.

Um sistema robusto serve às empresas de diferentes formas, ampliando a visualização dos processos que compõem a companhia e centralizando as informações/dados obtidos em cada uma das etapas.

Acompanhe os resultados

O processo de acompanhamento dos resultados e o planejamento das ações de melhorias deve ser uma atividade rotineira dos gestores das empresas. Pois, as consequências do não acompanhamento dos resultados são o estacionamento do desempenho da empresa, bem como a impossibilidade do seu crescimento.

Portanto, é essencial que as lideranças dediquem um tempo do seu dia para realizar o acompanhamento dos indicadores e o planejamento de soluções para os problemas que são encontrados no processo.

Corrija o que for necessário

A partir do acompanhamento dos indicadores, é possível que algum deles aponte para resultados negativos. Isso é normal e, inclusive, os indicadores de desempenho estão sendo analisados justamente para isso: encontrar problemas!

Nesse momento, o gestor não pode desanimar. É preciso analisar o motivo do resultado negativo e realocar as ações, não tendo medo de dar alguns passos para trás antes de voltar a seguir em frente.

Aliás, o monitoramento dos indicadores é importante justamente para a realização desses ajustes ao longo do planejamento, para manter a empresa alinhada às metas pré definidas. Portanto, após a realização dos ajustes, o gestor deve continuar realizando o monitoramento para saber se terá os resultados esperados.

Qual a importância de uma gestão empresarial por indicadores bem feita?

A gestão empresarial por indicadores oferece muitos benefícios e vantagens às empresas, pois, por meio dela, é possível ter uma visão integrada do desempenho dos processos de cada uma das áreas da companhia.

Mais do que isso, ao optar pelo modelo de gestão empresarial por meio de indicadores, as empresas elevam o seu nível de competitividade. Os indicadores guiam as tomadas de decisões tendo como base dados, análises de tendências e projeções assertivas. Dessa forma, as lideranças conseguem estruturar planos de ações com maior eficácia.

Mas de quais outras formas o modelo de gestão empresarial por indicadores influencia o seu negócio? Confira mais cinco vantagens:

Tomada de decisão assertiva

A gestão empresarial por indicadores é um modelo gerencial estratégico, que oferece aos gestores os dados certos para tomadas de decisões. Com isso, cada ação ou melhoria a ser planejada e executada tem como base de decisão informações verídicas, que foram apresentadas pelos indicadores.

Organização de processos

Por meio da gestão empresarial por indicadores, o caos administrativo é reduzido drasticamente. Cada departamento da empresa sabe o que faz e o que deve ser feito. Ou seja, cada equipe contribui de maneira a potencializar seus próprios indicadores.

Além disso, durante a realização da análise, os gestores também avaliam a eficiência de cada um dos processos executados. Com isso, é possível analisar as etapas que pouco agregam à companhia, avaliando novas maneiras de tornar o fluxo mais produtivo e assertivo.

Otimização de recursos

Por meio da gestão empresarial por indicadores também é mais fácil que os gestores otimizem recursos das empresas. Ao entender quais atividades devem focar e como devem agir para alcançar os resultados esperados, as lideranças conseguem fazer o planejamento exato da quantidade/qualidade das matérias-primas e dos insumos que serão usados no período.

Acompanhamento de projetos

Outro benefício da gestão empresarial por indicadores é que ela potencializa a visão sobre todos os projetos e processos da empresa. A política operacional avaliada por indicadores permite à gestão a análise dos avanços de maneira direta.

O gerenciamento de indicadores em um dashboard inteligente, por exemplo, permite que o gestor extraia visualizações de diferentes projetos e setores ao mesmo tempo.

Assim, é possível responder a qualquer pergunta feita pelos stakeholders, com base em informações em tempo real. Além disso, com esse recurso, as lideranças podem compartilhar os indicadores entre si ou com outros profissionais, melhorando a comunicação.

Aumento da produtividade

Por fim, o modelo de gestão empresarial por indicadores impacta diretamente na produtividade da empresa. Ao compreender quais são as métricas importantes, bem como compreender como melhorá-las de maneira a impulsionar os resultados da empresa, as lideranças conseguem otimizar todas as ações operacionais.

Com isso, os erros estratégicos são minimizados e a tomada de decisões se torna mais assertiva, direcionando a produção para o caminho que melhor funcione para o negócio.

Viu como é fácil fazer a gestão por indicadores de desempenho na sua empresa? Que tal se aprimorar ainda mais? Então nos acompanhe nas redes sociais. Estamos no Facebook, Instagram e LinkedIn.